Nutzungsordnung für den Co-Working-Space

Der Co-Working-Space (CWS) des Studierendenrates der TU Ilmenau (StuRa) ist ein Raumverbund im Helmholtzbau. Dieser besteht aus Arbeitsräumen, zusammengesetzt aus zwei Räumen mit Shared-Desks und einem Konferenzraum. Während die Arbeitsräume miteinander verbunden sind, ist der Konferenzraum separiert. Hier können ungestört private Meetings oder Telefonkonferenzen durchgeführt werden. In den Räumen gibt es ausreichend Arbeitsplätze für verschiedene Aufgaben und Organisationen. Ergänzt wird diese Raumgruppe durch ein Büro für Mitglieder des StuRa. Gegenüber ist eine Teeküche und ein großer, offener Aufenthaltsbereich zu finden.

Wir hoffen, dass durch dieses Projekt die Effizienz ehrenamtlicher Tätigkeit und der Zusammenhalt der studentischen Initiativen gesteigert wird. Es soll ein Treffpunkt für unsere Gemeinschaft entstehen.

§ 1 – Ordnungsgerechte Nutzungen und Zuständigkeit

  1. Der CWS und seine zugehörigen Räume wurden zur Förderung des Ehrenamts in den studentischen Initiativen und Gremien an der TU Ilmenau durch den StuRa eingerichtet. Alle Nutzungen der Arbeitsplätze oder des Konferenzraums sollen der Erfüllung dieser ehrenamtlichen Tätigkeiten und Aufgaben dienen.

  2. Sofern ausreichend freie Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, können diese für andere universitäre Zwecke genutzt werden.

  3. Stellvertretend für den StuRa ist das Referat Ehrenamt zuständig für den CWS

§ 2 – Nutzungsberechtigte

  1. Zur Nutzung des CWS und seiner zugehörigen Räume berechtigt sind:

    1. alle Teile und Unter-Organisationen des StuRa,

    2. vom StuRa anerkannte studentische Initiativen,

    3. Studierende der TU Ilmenau.

  2. Weitere können durch Beschluss der Zuständigen zur Nutzung berechtigt werden.

  3. Bei wiederholtem Verstoß gegen die Nutzungsordnung oder zugehörige Abmachungen können die Zuständigen selbstständig entscheiden, die betreffende Organisation oder Person(en) von weiteren Nutzungen auszuschließen. Widerspruch kann beim StuRa eingereicht werden.

  4. Die Berechtigung begründet keinen Anspruch auf Genehmigung einer Nutzung.

§ 3 – Vergabe des Nutzungsrechts

  1. Die Vergabe des Nutzungsrechts an Berechtigte für ordnungsgerechte Nutzungen erfolgt durch die Zuständigen des StuRa.

  2. Der Vergabeprozess soll einfach gehalten werden. Das Nutzungsrecht muss in Textform beantragt werden. Nach Rücksprache mit dem Antragssteller kann das Nutzungsrecht durch den Zuständigen des StuRa für den CWS textlich erteilt werden. Bei Bedarf kann die Leitung der studentischen Initiative oder des Gremiums in das Gespräch einbezogen werden.

  3. Nutzungen werden einmal je Semester für die Dauer des laufenden Semesters genehmigt. Auf Anfrage kann die Dauer des Nutzungsrechts auf ein Jahr verlängert werden. Spätestens nach Ablauf eines Jahres muss das Nutzungsrecht neu beantragt werden.

  4. Findet die Nutzung nicht mehr statt, ist dies durch den Nutzer abzumelden.

  5. Zum Erhalt des Nutzungsrechtes müssen alle Kautionen und Gebühren vollständig vor Beginn der Nutzung beglichen werden. Details dazu regelt § 4.

§ 4 – Kaution und Gebühren

  1. Für die Nutzung des CWS und seiner zugehörigen Räume ist eine Kaution an den StuRa zu entrichten.

  2. Die Höhe der Kaution wird in einer separaten Kautionsliste durch das Referat Finanzen festgelegt. Die Kautionsliste kann unabhängig von dieser Nutzungsordnung durch das Referat Finanzen aktualisiert werden und muss nach Änderungen dem StuRa verkündet werden.

    1. Für alle Teile und Unter-Organisationen des StuRa entfällt die Kaution vollständig.

    2. Für alle vom StuRa anerkannte studentische Initiativen entfällt die Kaution vollständig.

    3. Für einzelne Organisationen oder Personen kann eine abweichende Kaution unter Vorlage einer Begründung durch das Referat Finanzen festgelegt werden.

  3. Für die Nutzung des CWS und seiner zugehörigen Räume ist eine Gebühr an den StuRa zu entrichten.

    1. Für alle Teile und Unter-Organisationen des StuRa entfällt die Gebühr vollständig.

    2. Für alle vom StuRa anerkannte studentische Initiativen entfällt die Gebühr vollständig.

    3. Für einzelne Organisationen oder Personen kann eine abweichende Gebühr unter Vorlage einer Begründung durch das Referat Finanzen festgelegt werden.

§ 5 – Zutritt und Regeln der Nutzung

  1. Der Zutritt wird durch die Zuständigen des StuRa für den CWS gewährt.

  2. Sofern genehmigt wird der selbstständige Zutritt zu den Räumen durch den Nutzer sichergestellt. Bei regelmäßigen Nutzungen können die Zuständigen des StuRa für den CWS die Freigabe eines persönlichen Identifikationsmediums des Nutzers beschließen. Näheres regelt die Schließsystemordnung.

  3. Der CWS und seine zugehörigen Räume müssen pfleglich behandelt werden. Alle Nutzer sind für Ordnung und Sauberkeit an ihren Arbeitsplätzen verantwortlich. Schäden an der Einrichtung sind den Zuständigen des StuRa für den CWS zu melden. Ein Stellplan der Räumlichkeiten dient zur Orientierung.

  4. Arbeitsplätze im CWS dürfen durch Nutzer im Sinne der Gemeinschaft nicht dauerhaft blockiert oder reserviert werden.

  5. Die Zuständigen des StuRa für den CWS dürfen Lagerfläche in den Schränken den Nutzern exklusiv zuweisen. Regelmäßigen Nutzern darf außerdem ein abschließbarer Rollcontainer zugewiesen werden. In diesem Fall stehen solche Möbel den anderen Nutzern nicht mehr zur Verfügung. Zugewiesene Möbel dürfen personalisiert gestaltet werden, solange eine Beschädigung des Mobiliars ausgeschlossen ist und die Gestaltung rückstandslos entfernbar ist.

  6. Der Konferenzraum und der Mac-Arbeitsplatz können für individuelle Termine reserviert werden. Sollen diese länger als üblich zu erwarten (z. B. mehrtägig) andauern, sind die Zuständigen des StuRa für den CWS darüber zu informieren.

§ 6 – Kontrolle und Schäden

  1. Die Kontrolle der Räume erfolgt stichprobenartig, aber mindestens einmal pro Semester. Zu prüfen ist die Vollständigkeit der Einrichtung und Funktionsfähigkeit dieser.

  2. Abhängig vom Ergebnis der Kontrolle stehen mehrere Vorgehensweisen zur Verfügung.

    1. Werden Schäden und Verursacher festgestellt, wird die Höhe der Schäden in Rechnung gestellt. Wenn vorhanden kann ein Teil oder die gesamte Kaution einbehalten werden.

    2. Sind die Schäden durch normale Abnutzung zu begründen, kann auf die Rechnungstellung verzichtet werden.

    3. Werden keine Schäden festgestellt, kann die gesamte Kaution zurückgezahlt werden.

    4. Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein Schaden oder ein Verursacher festgestellt, kann die Höhe des Schadens nachträglich in Rechnung gestellt werden.

  3. Bei Verlust oder irreparabler Zerstörung von Inventar können über die Höhe der Kaution hinausgehende Wiederanschaffungskosten in Rechnung gestellt werden

§ 7 – Datenschutz

  1. Die im Zusammenhang mit der Anwendung dieser Ordnung erhobenen personenbezogenen Daten dürfen lediglich zum Zweck der Verwaltung der Nutzungsberechtigungen, Nutzungsvergaben und der in dieser Ordnung definierten Prozesse verarbeitet werden. Grundlage der Verarbeitung bildet diese Ordnung.

#. Für die genannten personenbezogenen Daten gilt eine Mindestvorhaltefrist von einem Jahr. Es gilt eine maximale Vorhaltedauer von zwei Jahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die gespeicherten Daten DSGVO-konform vernichtet. Im Fall von nicht periodischen Nutzungen sind personenbezogene Daten nach Ende der Nutzung innerhalb von vier Wochen zu löschen.

§ 8 – Inkrafttreten

  1. Diese Ordnung wurde am 10.04.2024 durch den StuRa beschlossen und tritt vorbehaltlich redaktioneller Änderungen am folgenden Tage in Kraft.

§ 9 – Anhänge

  1. Die in dieser Ordnung definierten Anhänge und ergänzende Dokumente sind zu beachten. Dazu gehören unter anderen:

    1. Kautions- und Gebührentabelle für den CWS

    2. Stellplan des CWS