Schließsystemordnung

Bemerkung

A legally non-binding English translation of this regulation can be found here.

Der Studierendenrat der TU Ilmenau (StuRa) verwendet verschiedene Schließsysteme, mit denen der Zugang zu den Räumlichkeiten des StuRa an den unterschiedlichen Stellen am Campus und einiger anderer Räume im A-Keller geregelt wird. Die Schließsysteme dienen dem Zweck, allen Berechtigten Zugang zu den ihnen zugeordneten Räumen zu gewähren und den Zugang durch Unberechtigte zu verhindern. Um diesen Zweck zu erreichen, vergibt der StuRa verschiedene Identifikationsmedien an dazu berechtigte Personen. Diese Ordnung soll die Vergabe der technischen Zugangsmöglichkeiten, Identifikationsmedien und die Wartung der Schließsysteme des StuRa sowie die Berechtigungen regeln.

§ 1 – Anwendungsbereich und Verantwortliche

  1. Die Schließsystemordnung gilt für alle Türen und Räume mit elektronischem Schließsystem, die durch den StuRa verwaltet werden. Dazu gehören:

    1. der Keller von Haus A,

    2. der Interclub,

    3. die Räume des Co-Working-Spaces,

    4. Lagerräume.

  2. Die Verwaltung physischer Schlüssel für spezifische StuRa-Tätigkeiten wird selbstständig durchgeführt und fällt nicht in den Anwendungsbereich dieser Ordnung. Schlüsselübergabeprotokolle sind zu verwenden.

  3. Die Referate IT und Finanzen des StuRa sind für den Betrieb und die Wartung des elektronischen Schließsystems nach den Maßgaben dieser Ordnung verantwortlich. Sie benennen für Aufgaben dieser Ordnung jeweils eine verantwortliche Person.

  4. Durch diese Referate können Ansprechpartner:innen (Schließsystembeauftragte) vorgeschlagen werden. Die Schließsystembeauftragten werden vom StuRa in diese Rolle gewählt und gelten damit als aktiv im Referat IT. Für kurzfristige Projekte dürfen durch das Referat IT und das Referat Finanzen für einen begrenzten Zeitraum weitere Schließsystembeauftragte benannt werden.

  5. An die Schließsystembeauftragten können alle notwendigen Maßnahmen dieser Ordnung übertragen werden. Insbesondere stellen Sie die technische Vergabe der Zugänge sicher und dienen als Ansprechpartner:innen innerhalb des StuRa zu Fragen bezüglich der Schließsysteme.

§ 2 – Rechte und Pflichten der zuständigen Referate, Verantwortlichen und Ansprechpartner

  1. Das Referat IT verantwortet die technische Umsetzung der Schließsysteme. Dazu gehören

    1. die Programmierung, Ausgestaltung des Schließsystems und die Auswahl der zu beschaffenden Identifikationsmedien,

    2. die Administration der beschlossenen Zutrittsrechte zu den einzelnen Räumen. Insbesondere ist die Aktivierung und Deaktivierung der jeweiligen Zugangsberechtigungen bei der Konstituierung neuer Gremien zu beachten und innerhalb einer Woche umzusetzen.

    3. die Bearbeitung der Anträge von Nicht-StuRa-Mitgliedern,

    4. die Aufstellung einer Liste mit den Ansprechpartner:innen der externen Organisationen, die an das Schließsystem des StuRa gebunden sind.

  2. Das Referat Finanzen verantwortet die logistische und finanzielle Umsetzung der Schließsysteme. Dazu gehören

    1. die Ausgabe und das Einziehen der verwendeten Identifikationsmedien sowie die Auswahl des geeigneten Identifikationsmediums in vorliegenden Fällen,

    2. die Protokollierung des Ein- und Ausgangs sowie des aktuellen Verbleibs aller Identifikationsmedien,

    3. die Verwaltung aller anfallenden Kautionen.

  3. Die Schließsystembeauftragten sind dazu berechtigt, Identifikationsmedien einzuziehen und Zugangsrechte zu verwehren oder zu widerrufen, sofern Identifikationsmedien nicht gemäß dem Zweck ihrer Herausgabe verwendet werden oder gegen diese Ordnung verstoßen wird. Sie erstatten dem StuRa über den Vorgang unverzüglich Meldung.

  4. Bei der Nichtwiederbesetzung oder Abschaffung des Referats IT gehen alle Aufgaben und Rechte vollständig auf das Referat Finanzen über, bis die Aufgabentrennung wiederhergestellt werden kann.

  5. Die Verantwortlichen haben Aufsicht über die Aufzeichnungen der Schließsysteme und sind in der Lage Schließbewegungen und verwendete Identifikationsmedien auszulesen. So soll Diebstahl und unberechtigter Zugang vermieden werden. Bei Vorliegen einer Strafanzeige kann gegenüber den Ermittlungsbehörden Auskunft über die Schließbewegungen gegeben werden.

§ 3 – Berechtigung zum Besitz eines Identifikationsmediums

  1. Jedes gewählte StuRa-Mitglied ist während seiner Amtszeit berechtigt ein geeignetes Identifikationsmedium zu besitzen. Nach Ende der Amtszeit erlischt die Berechtigung zum Besitz eines Identifikationsmediums automatisch.

  2. StuRa-Angestellte, der:die amtierende studentische Konsul:in, Mitglieder aller StuRa-Unterorganisationen und Nicht-StuRa-Mitglieder, die als Referatsleiter:innen oder stellvertretende Referatsleiter:innen gewählt wurden, haben die Berechtigung ein Identifikationsmedium zu erhalten. Nach Ende der Amtszeit erlischt die Berechtigung zum Besitz eines Identifikationsmediums automatisch.

  3. Weitere Organisationen oder Personen können durch Beschluss die Berechtigung zum Besitz eines Identifikationsmediums erhalten. Folgende Bestimmungen sind dabei zu beachten:

    1. Der:die Antragsteller:in muss einen textlichen Antrag beim Referat IT mit Begründung der Notwendigkeit einer Berechtigung und Dauer dieser stellen.

    2. Der Antrag soll binnen zwei Wochen durch das Referat IT bearbeitet und dem StuRa zum Beschluss vorgelegt werden.

    3. Kann der Beschluss der Berechtigung nicht rechtzeitig durch den StuRa getroffen werden, darf das Referat IT in Rücksprache mit dem Referat Finanzen vorläufig ein Identifikationsmedium freigeben. Ein auf diesem Weg vorläufig freigegebenes Identifikationsmedium muss jederzeit und unverzüglich zurückgerufen oder deaktiviert werden können. Über die Vergabe des vorläufig freigegebenen Identifikationsmediums muss der StuRa nächstmöglich einen Beschluss fassen.

  4. In besonderen Fällen regeln die Nutzungsordnungen der jeweiligen Räume die Zugangsvoraussetzungen, -berechtigungen und -möglichkeiten sowie den Vergabeprozess der Identifikationsmedien zu diesen. In diesen Fällen gelten die spezifischen Vorgaben dieser Ordnungen.

  5. Mitglieder externer Organisationen, die an das Schließsystem des StuRa angebunden sind, können notwendige Identifikationsmedien von ihren jeweiligen Organisationen erhalten. Voraussetzungen regelt der § 4.

  6. Die Berechtigung ist zwischen Personen nicht übertragbar.

§ 4 – Externe Organisationen

  1. An externe Organisationen, die an das Schließsystem des StuRa angebunden sind, können eigene Identifikationsmedien mit entsprechenden Zugängen ausgegeben werden.

  2. Zugangsberechtigungen zu den Räumlichkeiten der externen Organisationen sind einvernehmlich zwischen der externen Organisation und Referat IT zu vergeben.

  3. Sie verwalten die an sie ausgegebenen Identifikationsmedien eigenverantwortlich, sofern diese keinen Zugang zu den Büros des StuRa ermöglichen.

  4. Davon bleiben die Aufgaben der Verantwortlichen nach § 2 unberührt. Die Aufzeichnungspflichten nach § 2, Abs. 4 sind sinngemäß auf die externen Organisationen anzuwenden.

  5. Die externen Organisationen benennen jeweils eine:n Ansprechpartner:in mit Namen und Anschrift für die Verantwortlichen des StuRa. Im Falle des Wechsels des:der Ansprechpartner:in ist dies zeitnah dem StuRa mitzuteilen.

§ 5 – Rechte und Pflichten

  1. Ein Identifikationsmedium berechtigt zum Zugang zu den zugeordneten Räumen.

  2. Grundsätzlich ist jedes Identifikationsmedium personengebunden und nicht übertragbar.

  3. Der:die Besitzer:in eines Identifikationsmediums ist verpflichtet im Falle von Verlust oder Zerstörung des Identifikationsmediums unverzüglich das Referat IT zu benachrichtigen. Die zugehörigen Zugänge werden unverzüglich vom Referat IT deaktiviert.

  4. Der:die Besitzer:in eines Identifikationsmediums muss innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des vereinbarten Berechtigungszeitraums dem Referat Finanzen einen Termin zur Rückgabe des Mediums vorschlagen.

§ 6 – Kaution

  1. Die Übergabe eines Identifikationsmediums darf erst nach der Zahlung einer Kaution erfolgen.

  2. Die Kaution orientiert sich an der Höhe des Einkaufspreises des jeweiligen Identifikationsmediums und wird in einer eigenen Kautionsliste durch das Referat Finanzen dokumentiert.

  3. Die Kaution kann bei Verlust oder Zerstörung des Identifikationsmediums einbehalten werden.

  4. Bei Rückgabe des unbeschädigten Identifikationsmediums wird die Kaution ausbezahlt.

§ 7 – Datenschutz

  1. Die im Zusammenhang mit der Anwendung dieser Ordnung erhobenen personenbezogenen Daten werden lediglich zum Zweck der Verwaltung der Zugangsberechtigungen und der in dieser Ordnung definierten Prozesse, wie Vergabe der Identifikationsmedien verwendet. Grundlage der Verarbeitung bildet diese Ordnung.

  2. Die Schließbewegungen werden maximal ein Jahr lang verarbeitet.

  3. Die Zugangsberechtigungen zu Räumen werden während und bis maximal ein Jahr nach dem Berechtigungszeitraum verarbeitet. Die Zugangsberechtigungen von Schließmedien werden Personen zugeordnet.

  4. Für rechnungslegende verarbeitende Tätigkeiten gelten die Aufbewahrungsfristen der Thüringer Studierendenschaftsfinanzverordnung (ThürStudFVO).

  5. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die gespeicherten Daten DSGVO-konform vernichtet.

§ 8 – Inkrefttreten

  1. Diese Ordnung wurde am 23.06.2010 dem StuRa zur Beschlussfassung vorgelegt und tritt vorbehaltlich redaktioneller Änderungen am 24.06.2010 in Kraft.

  2. Die erste Änderung dieser Ordnung wurde am 16.07.2014 durch den StuRa beschlossen und tritt am darauffolgenden Tage in Kraft.

  3. Die zweite Änderung dieser Ordnung wurde am 14.02.2024 durch den StuRa beschlossen und tritt am darauffolgenden Tage in Kraft.

§ 9 – Anlagen

  1. Die in dieser Ordnung definierten Anhänge und ergänzende Dokumente sind zu beachten. Dazu gehören unter anderen:

    1. Schlüsselübergabeprotokoll

    2. Kautionsliste