Förderrichtlinie

Teil 1: Anwendungsbereich

§ 1 – Anwendungsbereich

Diese Förderrichtlinie regelt den Verfahrensweg zur Förderung von Projekten aus Finanzmitteln der Studierendenschaft, welche nicht durch Organe der Studierendenschaft durchgeführt werden. Es steht dem Studierendenrat frei, sofern erforderlich, im Einzelfall abweichend von Bestimmungen dieser Ordnung zu beschließen oder Abweichungen von dieser Ordnung anzuordnen oder zu genehmigen.

Teil 2: Gegenstand der Förderung, Förderungsempfänger und Projektverantwortlicher

§ 2 – Gegenstand der Förderung

  1. Gegenstand der Förderung können alle Vorhaben und Aufwendungen (Projekte) sein, die der Erfüllung von Aufgaben der Studierendenschaft dienen.

  2. Projekte, die ganz oder zum Teil als Studiumsleistungen eingebracht werden, sind nur dann förderungswürdig, wenn der zusätzliche Nutzen für die Studierendenschaft überwiegt und glaubhaft gemacht wird.

  3. Vorträge mit religiöser oder politischer Thematik sind förderungswürdig, wenn

    1. sie einen aufklärenden Charakter haben und überwiegend auf wissenschaftlichen Fakten basieren und

    2. der Vortragende dem StuRa vorher mit zusätzlichen Informationen, wie Vita, Pressestimmen, etc. vorgestellt wird und

    3. den Zuhörern im Anschluss an den Vortrag die Möglichkeit zur Diskussion geboten wird.

  4. Projekte sind nur förderfähig, wenn folgende Aspekte eingehalten werden:

    1. Die Verwendung der Fördergelder erfolgt wirtschaftlich und sparsam.

    2. Es ist das günstigste Angebot zu wählen.

    3. Eine teurere Alternative darf gewählt werden, wenn diese einen ökologischen und/oder sozialen Mehrwert schafft. Auf die Verhältnismäßigkeit zwischen Mehrwert und Mehrkosten ist zu achten.

    4. Wenn die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden kann, ist dies auch zu tun.

    5. Ist der Förderungsempfänger nicht vorsteuerabzugsberechtigt, brauchen die Belege keine Umsatzsteuer auszuweisen.

§ 3 – Förderarten

Für die Förderung gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Fehlbedarfsfinanzierung (Risikofinanzierung), bei der nur die tatsächlich im Rahmen des Projektes angefallenen Auslagen nach Abzug der Projekteinnahmen ersetzt werden.

  • Förderungen (Projektpostenförderung), bei der nur die tatsächlich im Rahmen des Projektes angefallenen Auslagen spezifischer Posten ersetzt werden.

  • Förderungen von Gegenständen (Gegenstandförderung), bei der die tatsächlichen angefallenen Auslagen von Gegenständen (Mobilien) ersetzt werden.

  • Organisationsförderung (Pauschalförderung), bei der eine Organisation bzw. juristische Person innerhalb eines Haushaltsjahres des StuRa (01.04.–31.03.) für mehrere Projekte gefördert wird.

§ 4 – Förderungsempfänger

  1. Der Förderungsempfänger muss für die Durchführung des Projektes geeignet sein.

  2. Der Förderungsempfänger haftet gegenüber der Studierendenschaft für die ordnungsgemäße Durchführung, Mittelverwendung und Abrechnung des Projektes.

  3. Der Förderungsempfänger muss im Sinne des § 106 ff BGB rechts- und geschäftsfähig sein.

  4. Der Förderungsempfänger ist für die steuerliche Behandlung der Fördermittel selbst verantwortlich.

  5. Die Technische Universität Ilmenau kann nicht Förderungsempfänger sein.

  6. Der Förderungsempfänger soll eine studentische Organisation im Umfeld der TU Ilmenau sein.

  7. Der Förderungsempfänger soll eine gemeinnützige juristische Person sein.

  8. Das Referat Finanzen berät interessierte Angehörige der Universität hinsichtlich der Fördermöglichkeiten durch den StuRa.

  9. Einmal jährlich ist von den zu der Zeit geförderten Organisationen eine Kopie ihrer Satzung beim StuRa sowie einer Auflistung aller zur Vertretung bevollmächtigten Vorstandsmitglieder zu hinterlegen.

§ 5 – Projektverantwortlicher

  1. Der Förderungsempfänger benennt einen Projektverantwortlichen, welcher Ansprechpartner für den StuRa zu allen Belangen des Projektes ist.

  2. Soweit der Förderungsempfänger nicht schriftlich gegenüber dem StuRa widerspricht, geht der StuRa davon aus, dass der Projektverantwortliche im Rahmen des Projektes gegenüber dem StuRa Willenserklärungen im Namen des Förderungsempfängers abgeben und annehmen darf.

  3. Der Förderungsempfänger bzw. seine Vertreter haben ihre Vertretungsvollmacht nachzuweisen. Eine Kopie der vorgelegten Dokumente ist zu den Akten zu nehmen.

Teil 3: Förderantrag

§ 6 Vergleichsangebote

  1. Bei einzelnen Ausgaben, die höher als 500 EUR sind, müssen jeweils 3 Angebote eingeholt werden und dem Referat Finanzen vorgelegt werden. Bei einer Gegenstandförderung gemäß § 3 Abs. 3 ist dies immer verpflichtend.

  2. Absatz 1 wird hinfällig, wenn es keinen alternativen Anbieter gibt (z. B. GEMA und Künstlersozialkasse).

Teil 3.1: Antragsteller und Antragstellung

§ 7 – Anträge von Organen der Studierendenschaft

  1. Referate des StuRa beschließen die Beantragung eines Projektbudgets

    1. mit der absoluten Mehrheit ihrer Mitglieder oder

    2. mit der absoluten Mehrheit der Referatsleitung sowie ihrer Stellvertreter

  2. Arbeitsgemeinschaften des StuRa beschließen die Beantragung eines Projektbudgets mit der absoluten Mehrheit ihrer Mitglieder

  3. Fachschaftsräte beantragen ein Projektbudget mit der absoluten Mehrheit ihrer gewählten Mitglieder.

  4. Sonstige Organe der Studierendenschaft beschließen ein Projektbudget mit der absoluten Mehrheit ihrer Mitglieder.

§ 8 – Anträge einer studentischen Initiative oder eines Studierenden der TU Ilmenau

  1. Vom StuRa anerkannte studentische Initiativen und Studierende der TU Ilmenau können beim Referat Finanzen ein Antrag auf Förderung eines Projekts einreichen. Der Antrag muss textlich gestellt werden und vom Förderungsempfänger unterschrieben sein. Dieser soll vorab per E-Mail an das Referat Finanzen eingereicht werden. Der Förderungsempfänger kann sich durch eine bevollmächtigte Person vertreten lassen. Es sind die Kontaktdaten des Projektverantwortlichen (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) mit anzugeben.

  2. Im Antrag ist das Projekt in einer allgemeinverständlichen Kurzbeschreibung (Projektbeschreibung) darzustellen. Die Beschreibung soll die Förderungsempfänger, das Projekt sowie das Ziel des Projektes so darlegen, dass Außenstehende ohne weitere Erklärung in der Lage sind, diese Inhalte vollständig zu verstehen. Die Beschreibung soll den Umfang einer halben DIN-A4-Seite nicht unterschreiten.

  3. Im Finanzplan ist der Förderungsempfänger, der Projektverantwortliche, der Projektzeitraum (Zeitraum, in dem Kosten für das Projekt anfallen), die Fördersumme und die beantragte Vorkasse aufzuführen sowie, ob eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt.

  4. Der Finanzplan soll in Verbindung mit der Projektbeschreibung über die Finanzsoftware des StuRa eingereicht werden.

  5. Im Falle einer Pauschalförderung muss der Projektzeitraum innerhalb eines Haushaltsjahres (01.04. bis 31.03.) liegen und darf spätestens zwei Monate vor Ende des Haushaltsjahres (31.01.) enden.

  6. Besteht bei den Einnahmen ein Ausfallrisiko, so muss auf dieses textlich gesondert hingewiesen werden. Wurden für ein Projekt mehrere Fehlbedarfsfinanzierungen verschiedener Förderer eingeworben, so ist die jeweilige Anrechnung und Zweckbindung im Finanzierungsplan darzustellen. Dabei soll erläutert werden, unter welchen Voraussetzungen an welchen Förderer zurückgezahlt wird und welche Kosten bei welchen Förderern geltend gemacht werden sollen. Im Regelfall betrifft das alle Kosten bei allen Förderern. Förderanträge, bei denen eine Bewilligung noch aussteht, sind im Finanzplan entsprechend zu kennzeichnen.

§ 9 – Anträge von sonstigen Organisationen

  1. Organisationen, auf die die §§ 7 und 8 nicht zutreffen, können beim Referat Finanzen ein Antrag auf Förderung eines Projektes einreichen. Der Antrag muss schriftlich gestellt werden und vom Förderungsempfänger unterschrieben sein. Dieser kann vorab per E-Mail an das Referat Finanzen eingereicht werden. Der Förderungsempfänger kann sich durch eine bevollmächtigte Person vertreten lassen. Es sind die Kontaktdaten des Projektverantwortlichen (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) anzugeben.

  2. Es finden § 8 Abs. 1, Abs. 2 Satz 1, Abs. 3 Anwendung.

  3. Der Finanzplan ist so aufzuschlüsseln, dass einzelne Projektposten nach Einnahmen und Ausgaben sowie nach Kategorie aufgeschlüsselt sind, gemäß der Vorlage des Referates Finanzen. Diese ist auf der Website des StuRa verfügbar. Unerwartete Ausgabenarten, welche abgerechnet werden können sollen, sollen im Finanzplan mit 0 EUR angesetzt werden, um bei Bedarf einen entsprechenden, vereinfacht zu genehmigen Aktualisierungsantrag stellen zu können.

Teil 3.2: Förderfähige Projektbestandteile

§ 10 – Nicht förderfähige Projektbestandteile

  1. Folgende Objekte sind gemäß der Vorgaben des ThürHG sowie des Landesrechnungshofs und der Innenrevision der TU Ilmenau nicht förderfähig:

    1. Rausch- oder Suchtmittel (bspw. Alkohol, Tabak, Arzneimittel u. ä.); Ausnahmen können auf begründeten Antrag (z. B. zur Gegenfinanzierung) genehmigt werden.

    2. Pfand

    3. Mitgliedsbeiträge, den StuRa ausgenommen

    4. Essen in großen Mengen

    5. Waffen

    6. Gutscheine

    7. Aufwandsentschädigungen für Mitglieder der Organe der Studierendenschaft

    8. Geschenke ab 10 EUR

  2. Ausnahmen regelt § 11.

§ 11 – begrenzt förderfähige Projektbestandteile

Folgende Punkte sind zu vermeiden, durch Einnahmen oder Eigenanteile (teilweise) zu refinanzieren oder durch vorhandene Ressourcen zu substituieren:

  1. Alkohol in kleinen Mengen; Ausnahmen können auf begründeten Antrag (z. B. zur Gegenfinanzierung) genehmigt werden

  2. Essen in kleinen Mengen; Ausnahmen können auf begründeten Antrag (z. B. zur Gegenfinanzierung) genehmigt werden

  3. Einweggeschirr (Besteck, Becher, Teller, u. ä.)

  4. Umweltschädigungen durch Projekte, Anschaffungen und Folgeeffekte dieser

  5. Gegenstände, welche in ähnlicher Form bereits beim StuRa oder den Fachschaftsräten existieren und ausleihbar sind (siehe § 1 Ausleiheordnung des StuRa)

  6. Geschenke bis 10 EUR, bei Absprache mit Referat Finanzen

  7. Telefonkosten

  8. Aufwandsentschädigungen

§ 12 – Fahrt- und Reisekosten

  1. Fahrtkosten können erstattet werden, sofern der Fahrzeughalter oder der Projektverantwortliche drei Tage vor Beginn des Projektes bzw. bei Einreichen des Projektes einen Antrag beim Referat Finanzen stellt. Der Fahrzeughalter bzw. der Fahrer ist namentlich in der Projektbeschreibung zu nennen. Durch die Nutzung von Privatkraftfahrzeugen entstandene Fahrtkosten können in der Regel nur mit einer Kilometerpauschale entsprechend § 5 Abs. 1 ThürRKG, welche Tankkosten und alle sonstigen Abnutzungen des Fahrzeuges abdeckt, abgegolten werden. In begründeten Ausnahmefällen kann der Haushaltsverantwortliche Abweichungen zustimmen, muss dies jedoch auf der nächsten ordentlichen StuRa Sitzung verkünden. Der StuRa kann dieser Zustimmung dann widersprechen.

  2. Bei Projekten von Organen der Studierendenschaft, deren Ausführung weiter als 25 km Fahrtweg auf der kürzest möglichsten Strecke von Ilmenau oder dem Heimatort (z. B. Haupt- oder Nebenwohnsitz) der Teilnehmer ist, kann eine Verpflegungspauschale für Mittag- und Abendessen in Höhe von insgesamt 10 EUR pro Tag beantragt werden. Um seinen Anspruch geltend zu machen, muss der Antragssteller glaubhaft erklären, dass die Verpflegung nicht vollständig durch die Veranstaltung oder andere Umstände abgedeckt werden kann. Anteilige Verpflegung durch den Veranstalter sind von der Pauschale abzuziehen. Falls die Anreise nach 12 Uhr beginnt oder die Abreise vor 18 Uhr endet, wird der Anspruch um 5 Euro an diesem Tag verringert.

  3. Privat gekaufte und im Rahmen von Projekten von Organen der Studierendenschaft genutzte BahnCards können rückwirkend gefördert werden, wenn der Antragssteller nachweisen kann, dass eine rückwirkende Finanzierung der BahnCard für den StuRa kostenneutral oder finanziell von Vorteil ist. Der Nachweis der eingesparten Gelder sowie der Kaufbeleg der BahnCard sind textlich beim Referat Finanzen binnen sechs Monaten nach Ende des Projektzeitraums einzureichen. Als Nachweise sind Rechnungen/Kaufbelege und Vergleichsangebote einzureichen.

  4. Privat gekaufte und im Rahmen von Projekten von Organen der Studierendenschaft genutzte Deutschlandtickets können rückwirkend gefördert werden, wenn der Antragssteller nachweisen kann, dass eine rückwirkende Finanzierung des Deutschlandtickets für den StuRa kostenneutral oder finanziell von Vorteil ist. Eine Teilförderung in Höhe der Kosten, die bei ausschließlicher Nutzung der mit dem Deutschlandticket nutzbaren Verkehrsmittel durch Kauf eines regulären Tickets förderfähig gewesen wären, ist möglich. Hierbei werden nur die Kosten für den nicht mit dem Semesterticket nutzbaren Teil der Strecke gefördert. Der Nachweis der eingesparten Gelder sowie der Kaufbeleg des Deutschlandtickets sind textlich beim Referat Finanzen binnen sechs Monaten nach Ende des Projektzeitraums einzureichen. Als Nachweise sind Rechnungen/Kaufbelege und Vergleichsangebote einzureichen.

Teil 3.3: Genehmigung und Bewilligung

§ 13 – Beschlüsse

  1. Die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen sind dazu ermächtigt Anträge von Organen der Studierendenschaft bis einschließlich 250 EUR zu genehmigen. Der Antrag muss beim Referat Finanzen gestellt werden. Die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen sollen diesen Beschluss auf der nächsten ordentlichen Sitzung des StuRa verkünden.

  2. Für Projekte von Organen der Studierendenschaft deren Budget 250 EUR übersteigt, ist zusätzlich zum Beschluss des jeweiligen Gremiums ein Beschluss des StuRa notwendig.

  3. Für die Bewilligung einer anderen Förderung ist ein Beschluss des StuRa notwendig. Bei Anträgen bis einschließlich 250 EUR können die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen die Bewilligung erteilen, falls dies für den Förderungsempfänger zuvor durch den StuRa genehmigt wurde, müssen die Entscheidungen jedoch auf der nächsten ordentlichen Sitzung des StuRa verkünden.

  4. Die benötigten Mehrheiten ergeben sich aus § 11 Abs. 2 in Verbindung mit § 5 Abs. 4 der Finanzordnung der Studierendenschaft.

  5. Die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen haben die Möglichkeit, Förderungen auch nach einem Beschluss des StuRa noch abzulehnen. Die Begründung ist dem StuRa bis zur nächsten ordentlichen Sitzung textlich mitzuteilen.

  6. Für Abs. 1 und 3 gilt zusätzlich, dass die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen den StuRa per E-Mail informieren, wenn für längere Zeiträume keine ordentliche StuRa Sitzung stattfindet. Bis zur nächsten Sitzung gilt der Antrag als vorläufig bewilligt. Der StuRa kann diese Entscheidung revidieren und dieser widersprechen. Nach Ende der nächsten ordentlichen Sitzung gilt die Entscheidung als verkündet und ist im Protokoll so zu vermerken.

Teil 3.4: Besondere Bestimmungen für Organe der Studierendenschaft

§ 14 Gremienkleidung

  1. Gewählte Mitglieder des StuRa, des Studierendenbeirates (StuBra) und der Fachschaftsräte können sich Kleidungsstücke mit dem Aufdruck ihres Gremiums mit einem maximalen Wert von 30 EUR fördern lassen. Liegt die Summe der bestellten Kleidungsstücke über 30 EUR, so ist eine eigene Zuzahlung des jeweiligen Gremienmitglieds nötig.

  2. Für aktive Mitglieder der Organe der Studierendenschaft und der Fachschaft sind diese Regelungen dann analog anzuwenden, wenn das jeweilige Gremium einen Beschluss für die jeweils zu begünstigenden Mitglieder namentlich fasst.

  3. Das jeweilige Gremium bestimmt den Aufdruck und die Kleidungsmarke.

  4. Jede Person kann pro Gremium und Legislatur diese Regelung nur einmalig anwenden.

  5. Dem Referat Finanzen ist zu jeder Bestellung von Gremienkleidung eine Auflistung der Bestellungen pro Person zur Verfügung zu stellen. Die Auflistung (in Form einer digitalen Tabelle) muss folgende Informationen pro Person enthalten:

    1. Vor- und Nachname

    2. Auflistung der Kleidungsstücke

    3. Gesamtkosten der Kleidungsstücke und des Druckes inkl. Mehrwertsteuer

    4. Höhe des Eigenanteils.

  6. Für die Kleidungsstücke der Tutoren der ErstiWoche wird abweichend von Abs. 1 ein maximaler Wert von 20 EUR gefördert.

§ 15 – Laufende Kosten

Für Projekte, welche laufende Kosten beim StuRa erzeugen, sind vor Beginn, falls möglich, drei Vergleichsangebote einzuholen und gemäß § 13 Abs. 3 zu behandeln. Die Kosten sind im Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres zu berücksichtigen.

§ 16 – Weitere Anträge

Der StuRa kann unter Vorbehalt Finanzanträge ohne vorhergehende Prüfung durch das Referat Finanzen beschließen. Erst nach einer mit positivem Ergebnis abgeschlossenen Prüfung durch den (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen ist der Antrag angenommen. Bei einer Ablehnung ist der StuRa auf der nächsten ordentlichen Sitzung zu informieren.

Teil 3.5: Besondere Bestimmungen für Projekte von Studierenden, studentischer Initiativen und sonstiger Förderungsempfänger

§ 17 – Einreichen eines Antrags auf Förderung

  1. Der Antrag soll mindestens eine Woche, aber spätestens drei Tage, vor der beschlussfassenden Sitzung dem StuRa vorliegen. Der Antrag ist dem Referat Finanzen wenigstens eine Woche zuvor zur Stellungnahme vorzulegen. Für Vorträge mit religiöser oder politischer Thematik beträgt die Frist vier Wochen. Im Normalfall muss der Antrag dementsprechend mindestens 2 Wochen vor der benötigten Beschlussfassung und mindestens 3 Wochen vor Beginn des Projektes dem Referat Finanzen vorgelegt werden.

  2. Es sollen ausschließlich Projekte gefördert werden, die frühestens 7 Tage nach der beschlussfassenden Sitzung stattfinden. § 18 Bewilligung von Förderunge

§ 18 – Bewilligung von Förderungen

  1. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Förderung.

  2. Eine Entscheidung über die Bewilligung soll erst erfolgen, wenn alle vorhergehenden Projekte des Förderungsempfängers ordnungsgemäß abgerechnet wurden. Davon kann abgewichen werden, sofern die Abrechnung der ausstehenden Projekte aus wichtigen Gründen dem Förderungsempfänger noch nicht möglich war.

  3. Sollten die formalen Voraussetzungen nicht erfüllt sein, kann der (stellvertretende) Haushaltsverantwortliche den Antrag ablehnen. In diesem Fall ist ein Ablehnungsbescheid gemäß Abs. 7 auszustellen.

  4. Der Antrag ist auf der beschlussfassenden Sitzung des StuRa durch den Förderungsempfänger vorzustellen. Der Projektverantwortliche kann sich vertreten lassen, sofern es sich nicht um Vorträge mit religiöser oder politischer Thematik handelt.

  5. Der Förderungsempfänger erhält einen schriftlichen Bewilligungsbescheid, der die Unterschrift des (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen und den Stempel des Referates Finanzen trägt.

  6. Die Förderung gilt nicht vor Zustellung des Bewilligungsbescheides als bewilligt oder zugesagt.

  7. Im Falle der Ablehnung erhält der Förderungsempfänger einen schriftlichen Ablehnungsbescheid, der die Unterschrift des (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen und den Stempel des Referat Finanzen trägt.

§ 19 – Pflichten des Förderungsempfängers

  1. Um den sachgemäßen Gebrauch der Fördermittel zu überprüfen, ist zwei Mitgliedern des StuRa, vorzugsweise Mitgliedern des Referates Finanzen, kostenfrei Zutritt zu den unterstützten Veranstaltungen zu gewähren. Absprachen bezüglich der Einlassregelungen sind erst nach Bewilligung zulässig und sind nicht Gegenstand des Antrages.

  2. Der StuRa ist abhängig von der Art der Förderung auf den Werbematerialien des geförderten aufzuführen.

    1. Im Falle jeder Förderung ist der Förderungsempfänger verpflichtet, auf allen projektbezogenen werberelevanten Materialien (z. B. Flyern, Plakaten, Webseiten und Social-Media-Beiträgen) die Förderung durch den StuRa mittels des StuRa-Logo anzuzeigen.

    2. Im Falle einer Pauschalförderung ist das StuRa-Logo während des gesamten Projektzeitraumes auf allen Webseiten sowie in den Social-Media-Beiträgen der Organisation aufzuführen. Besteht eine Organisation aus mehreren unabhängigen Arbeitsgemeinschaften oder Untergruppen, so ist auch bei diesen das Logo aufzuführen.

    3. Im Falle einer Gegenstandförderung ist das Logo während des gesamten Projektzeitraumes sowie der steuerlichen Abschreibungsdauer des geförderten Gegenstandes auf allen Webseiten sowie in den Social-Media-Beiträgen der Organisation und Teilen dieser aufzuführen.

§ 20 – Aktualisieren des Finanzplans für Förderungen nach § 9

  1. Die Aktualisierung bedarf der Einwilligung des StuRa.

  2. Die Förderhöhe wird durch die Aktualisierung nicht berührt.

  3. Durch eine Aktualisierung kann nur die Höhe von vorhandenen Ausgabe- und Einnahmeposten angepasst werden. Es können keine neuen Ausgabenposten eingerichtet werden. Unsichere Posten können im Finanzplan vorab mit 0 EUR angesetzt werden.

  4. Die Aktualisierung ist zu begründen.

  5. Ist während der Projektdurchführung abzusehen, dass die im Finanzplan angesetzten Posten bei Ausgaben überschritten werden, soll dem StuRa ein aktualisierter Finanzplan in Textform vorgelegt werden. Dieser ist schriftlich vorzulegen, sobald der Posten überzogen wurde.

  6. Ist während der Projektdurchführung abzusehen, dass die im Finanzplan angesetzten Posten bei Einnahmen unterschritten werden, ist das Referat Finanzen unverzüglich in Textform zu informieren.

§ 21 – Überschreiten von Projektposten für Förderungen nach § 9

  1. Werden die Posten aus dem Finanzplan im Verwendungsnachweis überschritten bzw. unterschritten, so wird der Verwendungsnachweis auch als Aktualisierungsantrag gedeutet. Wird der Aktualisierungsantrag nicht bewilligt, wird die Fördersumme in Höhe der Überschreitung der auf die Förderung des StuRa anzurechnenden Posten gekürzt.

  2. Das Referat Finanzen wird ermächtigt, die Bewilligung nach § 20 im Namen des StuRa anhand des vom StuRa beschlossenen Finanzplanes zu erteilen, wenn

    1. alle Ausgabenposten jeweils um nicht mehr als 50 % des Postens oder nicht mehr als 10 % der Gesamtsumme oder nicht mehr als 10 EUR erhöht werden und

    2. alle Einnahmeposten jeweils um nicht mehr als 50 % des Postens oder nicht mehr als 10 % der Gesamtsumme oder nicht mehr als 10 EUR gesenkt werden oder ihr Ausfallrisiko im Antrag vermerkt war und

    3. dadurch das Projekt im Kern unverändert bleibt.

  3. Die Einwilligung nach § 20 gilt abweichend von Abs. 6 (b) anhand des beschlossenen vom StuRa beschlossenen Finanzplanes als erteilt, wenn

    1. alle Ausgabenposten jeweils um nicht mehr als 10 % des Postens oder nicht mehr als 1 % der Gesamtsumme oder nicht mehr als 10 EUR erhöht werden und

    2. alle Einnahmeposten jeweils um nicht mehr als 10 % des Postens oder nicht mehr als 1 % der Gesamtsumme oder nicht mehr als 10 EUR gesenkt werden oder ihr Ausfallrisiko im Antrag vermerkt war.

Teil 4: Abrechnung

§ 22 – Belege

  1. Über alle Einnahmen und Ausgaben sowie Vertragszusagen sind schriftliche Belege zu führen. Am einfachsten werden dazu die Originaldokumente ausgedruckt oder kopiert.

  2. Belege für Ausgaben sollen Rechnungen entsprechend § 14 UStG oder Rechnungen über Kleinbeträge nach § 33 UStDV sein. Sie müssen wenigstens folgende Angaben enthalten:

    1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

    2. das Ausstellungsdatum

    3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

    4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

  3. Belege, welche nur anteilig dem geförderten Projekt zuzurechnen sind, sind zu vermeiden. Der anteilig angerechnete Betrag ist zusammen mit dem Beleg anzugeben und zu begründen.

  4. Im Finanzplan gesondert auszuweisende Verwendungen können nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des StuRa als Ausgabe geltend gemacht werden.

  5. Nicht Förderfähiges wird in der Abrechnung nicht berücksichtigt

§ 23 – Bargeld

  1. Zahlungen sollen bargeldlos erfolgen.

  2. Bei der Verwendung von Bargeldkassen ist als Beleg ein Kassenbuch zu führen. Für Einnahmen sind vorzugsweise Quittungen oder alternativ Eigenbelege anzufertigen

§ 24 – Aufforderung zur Zwischenabrechnung

Dem Referat Finanzen ist nach Aufforderung der aktuelle Einnahmen- und Ausgabenstand nach Posten gruppiert in Textform mitzuteilen und Einsicht in die Belege zu gewähren.

§ 25 – Abrechnungsfrist

  1. Die Abrechnung zu einem Projekt kann mit Genehmigung des Projekte binnen sechs Monate nach Ende des Projektzeitraumes eingereicht werden.

  2. Eine Verlängerung dieser Frist kann beim Referat Finanzen beantragt werden. Es gelten dann die Regelungen nach § 20.

§ 26 – Abrechnungen

  1. Nach der vollständigen Abrechnung ist das Projekt vorzugsweise durch den Projektverantwortlichen oder alternativ den (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen zu schließen.

  2. Die Abrechnung ist durch den Projektverantwortlichen oder eine Vertretung einzureichen.

  3. Belege sind in der Finanzsoftware des StuRa im entsprechenden Projekt durch den Projektverantwortlichen anzulegen, einzureichen, auszudrucken, zu unterschreiben und auf Papier mit den entsprechenden Originalbelegen beim Referat Finanzen einzureichen. Für Förderungen nach § 8 ist nur das Anlegen und Einreichen der Belege erforderlich, mit einer Mitteilung wenn alle Belege fertig angelegt wurden.

  4. Rechnungen, die direkt durch den StuRa übernommen werden sollen, sind spätestens 4 Tage nach Erhalt im System zu hinterlegen und einzureichen.

  5. Belege können Rechnungen, gemäß gesetzlicher Vorgaben, und Kassenzettel sein. Eigenbelege sind in der Regel nur für Kalkulationen zulässig.

  6. Für geförderte Projekte nach §§ 8,9 ist zusätzlich zu den Belegen eine abschließende Auswertung des Projektes einzureichen. Diese sollte den Umfang einer A4 Seite nicht unterschreiten und eine Reflektion des Projektes enthalten.

  7. Das Referat Finanzen prüft die Abrechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Sollte es bei der Prüfung zu Rückfragen an die Antragssteller kommen, sind diese dazu angehalten, innerhalb einer Woche eine adäquate Rückmeldung an das Referat Finanzen zu geben.

  8. Wird die Prüfung mit einem negativen Ergebnis abgeschlossen, gilt die Abrechnung als abgelehnt und muss ggf. nachgebessert werden. Eine Auszahlung kann in diesem Fall nicht erfolgen.

  9. Wird die Prüfung mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen, wird der Betrag nach Einreichung und Prüfung der schriftlichen Papierbelege auf das angegebene Konto überwiesen.

  10. Das Referat Finanzen wird ermächtigt, bei Projekten von Organen der Studierendenschaft und Projekten nach § 8 eine Bewilligung der Erhöhung des Projektbudgets um nicht mehr als 10 % der Gesamtsumme oder nicht mehr als 10 EUR, im Falle von Projektbudgets unter 100 EUR, im Namen des StuRa zu erteilen. Das Projekt muss dabei im Kern unverändert bleiben.

Teil 4.1: Besondere Bestimmungen für Projekte von Studierenden, studentischer Initiativen und sonstiger Förderungsempfänger

§ 27 – Abrechnungen bei Projekten mit Förderung durch das Studierendenwerk Thüringen

Soweit im Antrag hinsichtlich einer anrechenbaren Förderung durch das Studierendenwerk Thüringen nicht anderes bestimmt ist, wird angenommen, dass es sich dabei um eine Fehlbedarfsfinanzierung handelt. Wird der durch den StuRa garantierte Förderbetrag unterschritten, kann in diesem Fall der durch das Studierendenwerk garantierte Betrag proportional in gleichem Maße gekürzt werden.

§ 28 – Einsicht in die Originalbelege

Dem StuRa ist auf Aufforderung auch nach der Prüfung der Unterlagen Einsicht in die Originalbelege zu gewähren. Dies erfolgt beispielsweise um eine Prüfung durch die Sturäte, die Innenrevision, den Finanzausschuss oder den Landesrechnungshof zu ermöglichen. Sofern nicht in der Abrechnung mit eingereicht, sind die Originalbelege zehn Jahre lang aufzubewahren

Teil 4.2: Besondere Bestimmungen für Projekte sonstiger Förderungsempfänger

§ 29 – Verwendungsnachweis

  1. Für geförderte Projekte nach § 9 ist ein Verwendungsnachweis einzureichen. Dieser besteht aus:

    1. einer abschließenden Auswertung des Projektes,

    2. dem durch den StuRa beschlossenen Finanzplan ergänzt um die tatsächlichenAusgaben und Einnahmen,

    3. der Liste der Belege sowie ihre Zugehörigkeit zu den einzelnen Projektposten imFinanzplan,

    4. den Belegen

    5. einer Versicherung des Förderempfängers über die vollständige und wahrheitsgemäße Darstellung der Einnahmen und Ausgaben, die ausschließliche Verwendung der Mittel für das geförderte Projekt und dass dieselben Aufwendungen nicht mehrfach abgerechnet wurden

  2. Für alle Einnahmen und Ausgaben sind Belege in Original oder Kopie der Abrechnung dauerhaft lesbar beizulegen. Eigenbelege für Ausgaben werden nicht akzeptiert. Sollten die Belege nicht im Original beigefügt sein, ist der Verbleib der Originalbelege zu nennen. Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren und entsprechend der Nummerierung geordnet einzureichen. Die Belege können nach Posten gruppiert werden. Die Zuordnung der Belege zu den einzelnen Posten ist tabellarisch nach Belegnummer sortiert darzustellen. Die Zuordnung ist außerdem in einer weiteren Aufstellung nach Posten gruppiert darzustellen. Auf die Vorlage der Tabellen kann bei Projekten mit geringem Umfang verzichtet werden, sofern diese zur Prüfung der Abrechnung nicht erforderlich sind und das Referat Finanzen einwilligt.

  3. Das Referat Finanzen kann zur Prüfung umfangreicher Unterlagen (i. d. R. ab 20 Belegen) die elektronisch verarbeitbare Vorlage der Belege und Übersichtstabellen vorschreiben. Das Referat Finanzen kann dabei die Verwendung einer Dokumentenvorlage und eines unentgeltlich nutzbaren Dateiformates vorschreiben.

  4. Es sind alle durch das Projekt entstandenen Einnahmen, im Besonderen auch sich erst nach Antragstellung ergebene weitere Förderungen Dritter, in der Abrechnung mit anzugeben und bei Fehlbedarfsfinanzierungen mit anzurechnen. Ausgefallene Förderungen Dritter, welche auf die Förderung des StuRa anzurechnen sind, sind durch Eigenmittel auszugleichen, sofern sich nicht aus dem Projektantrag das Ausfallrisiko ergibt. Auf die Förderung des StuRa sind in der Regel alle weiteren Förderungen Dritter des Projektes anzurechnen. Mitunter sind die Förderungen Dritter jedoch zweckgebunden oder stehen Ausgaben unter dem Vorbehalt einer speziellen Förderung. Beispiele dafür sind die unentgeltliche/ermäßigte Bereitstellung von Technik oder die Übernahme bestimmter Auslagen wie beispielsweise Fahrtkosten durch Dritte. Eine entsprechende Zweckbindung kann im Finanzantrag angegeben werden und führt nicht zu einer Reduktion, der vom StuRa bewilligten Mittel.

§ 30 – Auszahlung

  1. Förderungen werden nach Abschluss des Projekts und Vorlage des Verwendungsnachweises ausgezahlt.

  2. Wurde eine Vorkasse ausgezahlt ist die Differenz mit dem tatsächlich korrekt abgerechneten Betrag zu bilden. Ist der Förderbedarf höher als die bereits ausgezahlte Vorkasse, wird der verbleibende Betrag innerhalb von zwei Wochen bargeldlos an den Förderempfänger ausgezahlt.

  3. Die Auszahlung sowie – soweit durchzuführen – die Rückzahlung erfolgt bargeldlos. Weiteres regelt der Bewilligungsbescheid.

  4. Zu viel gezahlte oder zurück geforderte Fördermittel sind innerhalb von zwei Wochen in einer einmaligen Zahlung nach Erhalt des Prüfbescheides auf das Konto des StuRa einzuzahlen.

Teil 5: Schlussbestimmungen

§ 31 – Schlussbestimmungen

  1. Bei allen Projekten und Veranstaltungen, die vom StuRa gefördert werden, ist dieser als Unterstützer öffentlichkeitswirksam zu nennen.

  2. Das Referat Finanzen wird ermächtigt, die genannten Bescheide im Namen des StuRa zu erstellen und bekannt zu geben.

  3. Über Ermessensentscheidungen bei der Mittelverwendung, soweit nicht ausdrücklich anders geregelt, entscheidet der StuRa oder, in Vertretung, die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen mit Bekanntgabe an den StuRa.

  4. Über Widersprüche gegen Entscheidungen und Bescheide des Referat Finanzen entscheidet der StuRa.

Teil 6: Datenschutz

§ 32 – Datenschutz

  1. Die Personalausweiskopien und Vertretungsvollmachten werden für den Zeitraum von einem Jahr nach der Genehmigung der Projektabrechnung oder einem Monat nach der Ablehnung des Projektantrages aufbewahrt. Handelt es sich dabei um Dokumente aus öffentlich zugänglichen Registern (beispw. Vereinsregisterauszug), verfünffacht sich die Frist aus Satz 1.

  2. Die Aufbewahrung nach Absatz 1 erfolgt zum Zwecke der Nachprüfung bei Anfechtung, im Rahmen der Rechtsaufsicht oder der Rechnungsprüfung durch den Finanzausschuss.

  3. Die Aufbewahrung nach Absatz 1 für Dokumente, die nicht aus öffentlich zugänglichen Registern stammen, erfolgt in einem verschlossenen Schrank.

Teil 7: Inkrafttreten und Übergangsbestimmungen

§ 33 – Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt nach Beschlussfassung durch den StuRa am 01.04.2024 in Kraft und löst die externe Förderrichtlinie des StuRa vom 26.01.2022 und die interne Förderrichtlinie des StuRa vom 12.07.2023 ab.

§ 34 – Übergangsbestimmungen

  1. Für bereits vor dem 01.04.2024 beschlossene externe Förderungen gelten bis zu ihrem Abschluss, sofern nicht anders vereinbart, die Regelungen der alten Förderrichtlinie vom 26.01.2022.

  2. Interne Projekte, die vor dem Inkrafttreten genehmigt wurden, unterliegen bis zu ihrem Abschluss den vorher geltenden Bestimmungen. Für daraus resultierende Abrechnungen ist jedoch bereits die neue Förderrichtlinie anzuwenden.

Anlagen

Bemerkung

Hinweis zur Schriftform: Eine einfache/normale E-Mail entspricht nicht der elektronischen Schriftform. (vgl. § 126 BGB)

Bemerkung

Hinweis zur Textform: Die Textform inkludiert im Gegensatz zur Schriftform auch E-Mail. (vgl. § 126b BGB)