Finanzordnung der Studierendenschaft

Bemerkung

A legally non-binding English translation of this regulation can be found here.

Aufgrund §§ 79 Absatz 2, 80 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 in Verbindung mit § 3 Absatz 2 des Thüringer Hochschulgesetzes (ThürHG) vom 10.05.2018 (GVBl. S. 149), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 23.03.2021 (GVBl. S. 115, 118), erlässt die Studierendenschaft der Technischen Universität Ilmenau (nachstehend „Universität“ genannt) folgende Finanzordnung der Studierendenschaft der Technischen Universität Ilmenau vom 06.06.2013, veröffentlicht im Verkündungsblatt der Universität 112 / 2013, in der Fassung der dritten Änderung vom 12.11.2021, veröffentlicht im Verkündungsblatt 221 / 2021.

Die Studierendenschaft der Universität hat die Finanzordnung der Studierendenschaft der Technischen Universität Ilmenau in der Urabstimmung vom 11. bis 14.06.2012 beschlossen. Der Rektor hat die Ordnung am 06.06.2013 genehmigt. Die Studierendenschaft der Universität hat in der Urabstimmung vom 22.07.2021 die dritte Änderungssatzung zur Finanzordnung der Studierendenschaft der Technischen Universität Ilmenau beschlossen. Der Präsident der Universität hat sie am 12.11.2021 genehmigt.

§ 1 – Grundsätze

  1. Die Finanzordnung der Studierendenschaft der Technischen Universität Ilmenau beruht auf den Grundlagen der Thüringer Studierendenschaftsfinanzverordnung (ThürStudFVO) und ergänzend der Thüringer Landeshaushaltsordnung (ThürLHO).

  2. Die Finanzordnung gilt für die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft, vertreten durch den Studierendenrat.

§ 2 – Haushaltsjahr

Das Haushaltsjahr beginnt am 1. April und endet am 31. März des Folgejahres.

§ 3 – Finanzierung der Studierendenschaft

Die Finanzierung der Studierendenschaft der Universität bestimmt sich nach § 3 ThürStudFVO.

§ 4 – Haushaltsverantwortlicher, Kassenverantwortlicher, Referat Finanzen

  1. Der/Die Haushaltsverantwortliche ist Beauftragte/r für den Haushalt der Studierendenschaft entsprechend § 4 ThürStudFVO. Der/Die Haushaltsverantwortliche muss dem Studierendenrat angehören. Der Studierendenrat kann bis zu zwei StellvertreterInnen wählen, welche nicht Teil des Studierendenrates, jedoch an der TU Ilmenau als Studierende immatrikuliert sein müssen. Der/Die Haushaltsverantwortliche und dessen/deren StellvertreterInnen werden mit qualifizierter Mehrheit gewählt. Tritt der oder die Haushaltsverantwortliche zurück, wird das Amt bis zur Neubesetzung kommissarisch durch die Stellvertreterinnen beziehungsweise Stellvertreter ausgeübt.

  2. Der/Die Kassenverantwortliche muss dem Studierendenrat angehören. Der Studierendenrat kann beliebig viele StellvertreterInnen wählen, welche nicht Teil des Studierendenrates, jedoch an der TU Ilmenau als Studierende immatrikuliert sein müssen. Angestellte des Studierendenrates können als stellvertretende Kassenverantwortliche gewählt werden. Der/Die Kassenverantwortliche und dessen/deren StellvertreterInnen werden mit qualifizierter Mehrheit gewählt.

  3. Der Studierendenrat wählt nach Maßgabe der ThürStudFVO auf seiner konstituierenden Sitzung den/die Haushaltsverantwortliche/n und eine/n Kassenverantwortliche/n.

  4. Der Haushaltsverantwortliche bzw. die Haushaltsverantwortliche und der Kassenverantwortliche bzw. die Kassenverantwortliche sowie deren Stellvertreter bilden das Referat Finanzen.

  5. Der bzw. die Haushaltsverantwortliche entwirft den Haushaltsplan und legt ihn dem Studierendenrat zur Beschlussfassung vor. Der bzw. die Haushaltsverantwortliche ist für die ordnungsgemäße Ausführung des Haushaltsplans und die Einhaltung der ThürStudFVO verantwortlich. Er bzw. sie ist bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen.

  6. Kassenverantwortliche sind für die Buch-, Kassen- und Kontoführung und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zuständig.

  7. Der bzw. die Haushaltsverantwortliche wird bei seinen bzw. ihren Aufgaben von den übrigen Mitgliedern des Referats Finanzen unterstützt.

  8. Die Mitglieder des Referats Finanzen sind dem Studierendenrat rechenschaftspflichtig.

Bemerkung

Der bzw. die Haushaltsverantwortlichen sind nach § 13 Abs. 2 Satz 3 Satzung der Studierendenschaft mit Zweidrittelmehrheit zu wählen und müssen der Studiendenschaft angehören (§ 4 Abs. 1 ThürStudFVO).

Bemerkung

Der bzw. die Haushaltsverantwortliche hat nach § 4 ThürStudFVO ein Veto-Recht.

§ 5 – Haushaltsplan

  1. Die Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Studierendenschaft ist der Haushaltsplan.

  2. Vor Beginn jedes Haushaltsjahres ist ein Haushaltsplan aufzustellen. Der Studierendenrat beschließt den Haushaltsplan mit Zweidrittelmehrheit seiner Mitglieder.

  3. Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen und voraussichtlich zu leistenden Ausgaben sowie eine Übersicht über die Vermögensentwicklung. Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen; Einnahmen sind nach Entstehungsgrund, Ausgaben nach Zwecken bestimmt zu veranschlagen, der Zweck ist gegebenenfalls zu erläutern.

  4. Überplanmäßige Ausgaben benötigen die Zustimmung einer Zweidrittelmehrheit der Mitglieder des Studierendenrats unter besonderer Berücksichtung der Regelungen der ThürStudFVO § 5. Im übrigen besteht die Möglichkeit eines Nachtragshaushalts.

  5. Der Termin der voraussichtlichen Beschlussfassung über den Haushaltsplan ist mit einer Frist von 14 Tagen hochschulöffentlich bekannt zu machen. Dabei soll auch der aktuelle Entwurf bekannt gemacht werden. Von den Bestimmungen dieses Absatzes kann bei eilbedürftigen Nachträgen zum Haushalt sowie bei vertagten Beschlussfassungen abgewichen werden.

  6. Der Haushaltsplan und seine Nachträge treten nach der Beschlussfassung des Studierendenrates und der Genehmigung der PräsidentIn in Kraft, frühestens jedoch mit Beginn des jeweiligen Haushaltsjahres.

  7. Der in Kraft getretene Haushaltsplan ist in der Hochschule durch Aushang zwei Wochen lang bekannt zu machen. Der Ablauf der Frist ist in der vorlesungsfreien Zeit gehemmt.

Bemerkung

siehe hierzu auch § 5 ThürStudFVO Abs. 3 S. 4, Abs. 4 S. 1, Abs. 6 S. 3

§ 6 – Haushalt der Fachschaften

  1. Der Haushalt der Fachschaften wird im laufenden Haushaltsjahr vom Studierendenrat aus dem Haushalt der Studierendenschaft festgelegt.

  2. Die Finanzen der Fachschaften verwaltet der bzw. die Haushaltsverantwortliche des Studierendenrates.

§ 7 – Rücklagen

  1. Insbesondere zur Erfüllung unabweisbarer Ausgaben sind übertragbare Haushaltsreste (Rücklagen) zu bilden.

Bemerkung

siehe insbesondere § 8 ThürStudFVO Abs. 1, Abs. 2, Abs. 3 S. 1 und 2, Abs. 4

§ 8 – Darlehen an Studierende

  1. Jeder an der Technischen Universität Ilmenau eingeschriebene Studierende kann, bei Nachweis der Bedürftigkeit, Darlehen erhalten, die eine Gesamthöhe von 1.800,- Euro pro Bedürftigem nicht überschreiten sollen. Das Darlehen ist während der Laufzeit zinsfrei. In Fällen von kurzfristiger Bedürftigkeit kann im Einzelfall und gegen Bürgschaft vom Betrag abgewichen werden.

  2. Die Bedürftigkeit ist vom Antragsteller gegenüber dem bzw. der Haushaltsverantwortlichen darzulegen. Über die Gewährung des Darlehens entscheiden die Mitglieder des Studierendenrats in geheimer Abstimmung in nicht-öffentlicher Sitzung.

  3. Ein Rechtsanspruch auf die Gewährung eines Darlehens besteht nicht.

  4. Die Laufzeit eines Darlehens soll sechs Monate und darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Modalitäten des Darlehens sind vertraglich unter Einhaltung der Schriftform zu regeln. Dazu zählen wenigstens Rückzahlungsfrist, Rückzahlungsraten, Zahlungsart, Zahlungsgrund und Darlehenssumme.

§ 9 – Darlehen an Vereine

  1. Jede an der TU Ilmenau registrierte studentische Organisation und studentische Vereinigung kann zur Erfüllung der in § 80 Abs. 1 Nr. 2 bis 7 ThürHG genannten Aufgaben zinslose Darlehen erhalten, die im Regelfall jeweils eine Gesamthöhe von 10.000 Euro nicht überschreiten dürfen. Ausnahmen sind schriftlich zu begründen.

  2. Die Notwendigkeit der Aufnahme des Darlehens ist vom Antragsteller in Absprache mit dem bzw. der Haushaltsverantwortlichen gegenüber dem Studierendenrat darzulegen.

  3. Ein Rechtsanspruch auf die Gewährung eines Darlehens besteht nicht.

  4. Nach Aufgabenerfüllung sind gewährte Darlehen unverzüglich an den Studierendenrat zurückzuzahlen. Die Modalitäten des Darlehens sind vertraglich unter Einhaltung der Schriftform zu regeln. Dazu zählen wenigstens Rückzahlungsfrist, Rückzahlungsraten, Zahlungsart, Zahlungsgrund und Darlehenssumme.

  5. Die Summe aller offenen Forderungen aus Darlehen an studentische Organisationen und Vereinigungen und Studierende darf zu keinem Zeitpunkt 20 v. H. der jährlichen Semesterbeiträge überschreiten.

§ 10 – Kreditaufnahme, Eingehen von Gewährleistungen und sonstigen Kreditsicherheiten

  1. Die Studierendenschaft darf keine Kredite aufnehmen

  2. Bürgschaften oder Verpflichtungen in Garantieverträgen oder ähnliche Verträge dürfen nicht übernommen werden.

Bemerkung

siehe § 10 ThürStudFVO

§ 11 – Zahlungsverkehr

  1. Zahlungsanweisungen sind von dem bzw. der Haushaltsverantwortlichen und dem Kassenverantwortlichen bzw. der Kassenverantwortlichen zu unterschreiben.

  2. Entscheidungen, welche Zahlungsverpflichtungen der Studierendenschaft oder gegenüber der Studierendenschaft aufheben, begründen, abändern oder zur Folge haben, werden durch den Studierendenrat mit absoluter Mehrheit getroffen. Der Studierendenrat kann mit gleicher Mehrheit abweichende Regelungen für Beträge bis einschließlich 300 EUR treffen. Zahlungen dürfen nur vorgenommen werden, wenn ein Beschluss des Studierendenrates vorliegt.

  3. Ausgaben für Verbrauchsmaterial von jeweils bis zu 150,- EUR können abweichend von Absatz 2 ohne gesonderten Beschluss durch den Haushaltsverantwortlichen bzw. die Haushaltsverantwortliche getätigt werden, sofern diese im Haushaltsplan vorgesehen sind. Über derartige Ausgaben ist auf der nächsten ordentlichen Sitzung des Studierendenrates zu berichten.

  4. Alle Buchungen müssen durch Quittungen und Belege belegt werden. Quittungen und Belege sind fortlaufend zu nummerieren, näheres regelt § 12 ThürStudFVO.

§ 12 – Buchführung, Kassenbuch und Monatsabschlüsse

  1. Über die Zahlungen ist in zeitlicher Reihenfolge Buch zu führen (Kassenbuch). Der Nachweis der Zahlungen nach Titeln ist im Kassenbuch durch Bilden von Monatssummen je Titel zu führen.

  2. Alle Zahlungen sind nach Haushaltsjahren getrennt und für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.

  3. In das Kassenbuch sind alle Zahlungen, getrennt nach Einnahmen und Ausgaben, täglich einzutragen. Näheres regelt § 14 ThürStudFVO.

  4. Unrichtige Eintragungen im Kassenbuch sind zu streichen und unter neuer laufender Nummer zu berichtigen.

  5. Der Kassenverantwortliche führt das Kassenbuch. Er stellt in der Regel monatlich anhand des Kassenbuchs die Summe der Einnahmen und Ausgaben fest. Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ergeben den Kassen-Sollbestand. Der Kassen-Sollbestand soll monatlich mit dem Kassen-Istbestand, der sich aus dem Guthaben der Girokonten und dem Bargeldbestand aus der Bargeldkasse sowie unter Berücksichtigung der Rücklagen ergibt, abgestimmt werden.

  6. Unstimmigkeiten sind vom Referat Finanzen sofort aufzuklären; dem Studierendenrat ist darüber ein Sachstandsbericht vorzulegen.

  7. Die Verwendung einer elektronischen Buchhaltung ist zulässig, sofern weiterhin eine vollständige handschriftliche fortlaufende Zahlungsvorgangsliste für alle Bargeldbestände geführt wird. Die Zahlungsvorgangsliste beinhaltet wenigstens das Datum der Ein- oder Auszahlung, den Betrag, den Empfänger und den Verwendungszweck. Absatz 4 findet sinngemäß Anwendung auf die Zahlungsvorgangsliste. Das Kassenbuch ist in der Regel monatlich auszudrucken und durch den Kassenverantwortlichen oder die Kassenverantwortliche abzuzeichnen.

  8. Die bzw. der Haushaltsverantwortliche kann für Abrechnungen Dritter (beispw. aus Fehlbedarfsfinanzierungen) Formvorschriften verbindlich vorgeben. Dabei kann zusätzlich auch die elektronische Einreichung von Belegen gefordert werden.

§ 13 – Konten und Bargeld

  1. Der Zahlungsverkehr zur Durchführung der Haushaltspläne der Studierendenschaft wird in der Regel über ein einziges Konto abgewickelt. Weitere Konten können aus besonderem Anlass auf Grund eines Beschlusses mit Zweidrittelmehrheit vom Studierendenrat eröffnet und geschlossen werden.

  2. Es wird eine Bargeldkasse geführt.

Bemerkung

Für die maximale Höhe der Bargeldmittel (1000 €, Stand: 29.11.2022) in der Bargeldkasse siehe § 12 ThürStudFVO Abs. 7 Satz 5.

§ 14 – Finanzausschuss

  1. Der Finanzausschuss besteht aus drei Mitgliedern der Studierendenschaft, welche keine stimmberechtigten Mitglieder des Studierenderates sind.

  2. Der Finanzausschuss wird vom Studierendenrat mit einfacher Mehrheit zu Beginn des Haushaltsjahres für die Dauer eines Haushaltsjahres bestimmt.

  3. Der Finanzausschuss ist arbeitsfähig, wenn mindestens zwei seiner Mitglieder anwesend sind.

  4. Die Aufgaben des Finanzausschusses sind die Prüfung des aktuellen Jahresabschlusses sowie regelmäßige Kassenprüfungen im laufenden Haushaltsjahr. Er gibt dem bzw. der Haushaltsverantwortlichen Empfehlungen bezüglich der Kassenführung oder des Jahresabschlusses.

  5. Ist der Finanzausschuss nicht besetzt, werden die Aufgaben nicht wahrgenommen.

§ 15 – Jahresabschluss

  1. Der Haushaltsabschluss ist dem Studierendenrat zur Beschlussfassung vorzulegen.

  2. Die Form des Jahresabschlussberichtes regelt § 15 ThürStudFVO.

  3. Die zu führenden Bestandsnachweise des Sachvermögens sind gemäß § 7 ThürStudFVO als Anlage dem Jahresabschluss anzufügen.

  4. Rechtzeitig vor Ablauf der Amtsperiode des Studierendenrates ist für das laufende Haushaltsjahr unter Berücksichtigung des Ergebnisses der letzten Kassenprüfung eine Zwischenabrechnung zu erstellen und vom Studierendenrat zu beschließen.

Bemerkung

zu Fristen und Beschlussfassung siehe § 15 ThürStudFVO Abs. 1

§ 16 – Rechnungsprüfung

  1. Der Jahresabschluss wird vom Finanzausschuss des Studierendenrats und durch die Hochschulverwaltung der Technischen Universität Ilmenau geprüft. Kommt der Finanzausschuss seiner Aufgabe innerhalb von 2 Wochen nicht nach, findet seine Prüfung keine weitere Berücksichtigung.

  2. Die Rechnungslegung und -prüfung wird in § 16 ThürStudFVO geregelt.

§ 17 – Entlastung

  1. Die Entlastung des bzw. der Haushaltsverantwortlichen erteilt der Studierendenrat unter der Berücksichtigung der Berichte der Hochschulverwaltung und des Finanzausschusses und der Stellungnahme des bzw. der Haushaltsverantwortlichen.

Bemerkung

Der Beschluss des Studierendenrates über die Entlastung bedarf der Genehmigung durch den Präsidenten der TU Ilmenau. Der Beschluss ist mit dem Jahresabschluss sowie den Berichten von Hochschulverwaltung und Finanzausschuss und der Stellungnahme des bzw. der Haushaltsverantwortlichen unverzüglich vorzulegen. (vgl. § 17 ThürStudFVO)

§ 18 – Veräußerungen von Vermögensgegenständen

  1. Die Veräußerung von Vermögensgegenständen des Studentenrates erfolgt auf Beschluss des Studierendenrates.

  2. Das Inventar ist dabei entsprechend zu aktualisieren.

  3. Die Bestimmungen der ThürLHO §§8 und 63 finden entsprechend Anwendung.

§ 19 – Aufbewahrungsbestimmungen

Alle Bücher, Belege und Vertragsunterlagen sind sicher und geordnet zehn Jahre nach Genehmigung der Entlastung aufzubewahren.

Bemerkung

siehe § 18 ThürStudFVO

§ 20 – Inkrafttreten

Die dritte Änderungssatzung zur Finanzordnung der Studierendenschaft der Technischen Universität Ilmenau tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Verkündungsblatt der Universität in Kraft. Für die Übergangszeit vom 1. Januar 2022 bis 31. März 2022 ist das Haushaltsjahr 2021 durch Aufstellung eines Nachtragshaushaltsplans 2021 nach § 5 sowie § 5 ThürStudFVO zu verlängern.