Interne Förderrichtlinie

Bemerkung

A legally non-binding English translation of this regulation can be found here.

1. Teil: Ablauf eines internen Finanzantrags

  1. Grundsätzlich ist ein Projektantrag vor dem Projektbeginn zu stellen.

  2. Das Organ der Studierendenschaft bzw. der entsprechende Fachschaftsrat muss einen Beschluss mit der absoluten Mehrheit seiner direkt gewählten Mitglieder fassen.

  3. Für Organe, welche nicht direkt gewählt werden, gilt die Mehrheit der Anwesenden.

  4. Dieser Projektantrag muss unter Angabe des Projektnamens, -zeitraums, - verantwortlichen, der Postenaufschlüsselung (Finanzplan), einer für Dritte allgemeinverständliche Beschreibung des Projektesund dem entsprechenden Protokolllink zur Abstimmung und Diskussion beim Referat Finanzen unter finanzen.stura.eu eingereicht werden. Das Protokoll und die Projektbeschreibung sind dabei so ausführlich zu gestalten, dass u. a. die Innenrevision oder der Landesrechnungshof in der Lage wären, zu verstehen um was für ein Projekt es sich handelt und inwieweit das Projekt im Sinne der Studierendenschaft/Fachschaft sowie den Aufgaben der Studierendenschaft gemäß dem Thüringer Hochschulgesetz sind. Es sollen, wenn möglich Kalkulationen dokumentiert werden.

  5. Der Projektantrag muss spätestens 72 Stunden vor der nächsten regulären Stura-Sitzung eingereicht werden. Der Projektantrag soll spätestens eine Woche vor der nächsten regulären Stura-Sitzung eingereicht sein. In dringenden Ausnahmefällen, kann unter Begründung und nur in Absprache mit dem Referat Finanzen die Fristen verkürzt werden.

  6. Die in Nr. 5 genannte Regelungen verpflichtet das Referat Finanzen nicht zu einer abschließenden Prüfung des Projekts innerhalb der genannten Fristen.

  7. Die in Nr. 5 genannten Fristen gelten ausschließlich für die Vorlesungszeit.

  8. In der vorlesungsfreien Zeit werden die Fristen individuell durch das Referat Finanzen festgelegt.

  9. Das Referat Finanzen in Vertretung durch die/den (stellvertretende/n) Haushaltsverantwortliche/n ist gemäß §4 ThürStudFVO damit beauftragt die Prüfung vorzunehmen.

  10. Sollte es bei der Prüfung zu Rückfragen an die/den Antragssteller/in kommen, sind diese dazu angehalten, während der Vorlesungszeit innerhalb von einer Woche eine adäquate Rückmeldung an das Referat Finanzen zu geben.

  11. Wird die Prüfung mit einem negativen Ergebnis abgeschlossen, gilt der Antrag als abgelehnt und muss ggf. nachgebessert werden.

  12. Ist die Prüfung mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen, bringt der/die (stellvertretende) Haushaltsverantwortliche den Projektantrag mit Beschlussvorschlag gemäß dieser Richtlinie in angemessener Art und Weise auf die Stura-Sitzung. Anmerkungen, Besonderheiten sowie Bedenken der/des (stellvertretende/n) Haushaltsverantwortliche/n sind dem Beschlussvorschlag beizufügen.

  13. Kommt der Stura bei Anträgen die unter § 7 fallen zu einem negativen Ergebnis, greift an dieser Stelle die Regelung aus Nr. 11.

  14. Kommt der Stura bei Anträgen die unter § 7 fallen zu einem positiven Ergebnis, gilt der Antrag als angenommen. Nach Veröffentlichung des Protokolls fügt der/die (stellvertretende) Haushaltsverantwortliche die Beschlussnummer bei. Mit der Eintragung der Beschlussnummer können Projektausgaben getätigt werden.

2. Teil: Förderungswürdige Projekte und Projektbestandteile

§ 1 Generell

Gemäß dem Thüringer Hochschulgesetzt und der ThürStudFVO sind die Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit anzuwenden. Dementsprechend sind Kalkulationen und Vergleichsangebote zu berücksichtigen. Von der günstigsten Alternative kann abgewichen werden, wenn der Studierendenden- oder Fachschaft dadurch ein höherer Vorteil wie z.B. eine längere Haltbarkeit oder Nutzbarkeit entsteht. Zusätzlich sollen ökologisch vertretbare Alternativen gefunden werden.

§ 2 Verbrauchsmaterial

Verbrauchsmaterial darf zu internen Zwecken mit einer entsprechenden Abstimmung und einem entsprechenden Beschluss des Organs der Studierendenschaft oder der Fachschaften bis zu einem Betrag von 150 EUR ohne Verkündung oder zusätzlichem Antrag im Stura genehmigt werden (vgl. § 11 Finanzordnung). Der StuRa muss auf der nächsten ordentlichen Sitzung darüber informiert werden.

§ 3 Bürobedarf

Das Referat Finanzen darf Bürobedarf für die Erfüllung des Tagesgeschäfts eines Organs der Studierendenschaft oder der Fachschaft bis zu einem Wert von 50 EUR ohne weitere Stura Beschluss oder einer Verkündung durch den HV genehmigen. Der Bürobedarf kann dem Referat Finanzen einmal im Semester angezeigt werden. Dafür soll ein Beschluss des jeweiligen Gremiums vorliegen.

§ 4 Fahrt-/Reisekosten

A. Fahrtkosten

Fahrtkosten können erstattet werden, sofern der Fahrzeughalter oder der Projektverantwortliche drei Tage vor Beginn des Projektes einen Antrag beim Referat Finanzen stellt. Die/der Fahrzeughalter/in bzw. die/der Fahrer/in ist namentlich in der Projektbeschreibung zu nennen. Durch die Nutzung von Privatkraftfahrzeugen entstandene Fahrtkosten können in der Regel nur mit einer Kilometerpauschale von bis zu 17 Ct/km + 0,2 Ct/km für jeden Mitfahrer angesetzt werden, welche Tankkosten und alle sonstigen Abnutzungen des Fahrzeuges abdeckt. In begründeten Ausnahmefällen kann der/die Haushaltsverantwortliche Abweichungen zustimmen, muss dies jedoch auf der nächsten ordentlichen StuRa Sitzung verkünden.

B. Verpflegungspauschale

Bei internen Projekten, deren Ausführung weiter als 25 km Fahrtweg auf der kurzmöglichsten Strecke von Ilmenau oder dem Heimatort (z.B. 1. und 2. Wohnsitz) der Teilnehmer/innen ist, kann eine Verpflegungspauschale für Mittag- und Abendessen in Höhe von insgesamt 10 EUR pro Tag beantragt werden. Um seinen Anspruch geltend zu machen, muss der/die Antragssteller/in glaubhaft erklären, dass die Verpflegung nicht vollständig durch die Veranstaltung oder andere Umstände abgedeckt werden kann. Anteilige Verpflegung durch den Veranstalter sind von der Pauschale abzuziehen. Falls die Anreise nach 12 Uhr beginnt, wird der Anspruch um 5 Euro an diesem Tag verringert. Falls die Abreise vor 18 Uhr endet, wird der Anspruch um 5 Euro an diesem Tag verringert.

C. BahnCard

Privat gekaufte Bahncards können rückwirkend gefördert werden, wenn der/die Antragssteller/in nachweisen kann, dass eine rückwirkende Finanzierung der Bahncard des Mitgliedes für den Studierendenrat kostenneutral oder finanziell von Vorteil ist. Der Nachweis der eingesparten Gelder sowie der Kaufbeleg der Bahncard sind textlich beim Referat Finanzen binnen spätestens einem Semester nach Verlust des Studierendenstatus an der TU Ilmenau einzureichen. Als Nachweise sind Rechnungen/Kaufbelege und Vergleichsangebote einzureichen. Der/die Antragssteller/in muss ein Mitglied eines der Organe der Studierendenschaft oder der Fachschaft gewesen sein.

D. Deutschlandticket

Privat gekaufte Deutschlandtickets können rückwirkend gefördert werden, wenn der/die Antragssteller/in nachweisen kann, dass eine rückwirkende Finanzierung des Deutschlandtickets des Mitgliedes für den Studierendenrat kostenneutral oder finanziell von Vorteil ist. Eine Teil-Förderung in Höhe der Kosten, die bei ausschließlicher Nutzung der mit dem Deutschlandticket nutzbaren Verkehrsmittel durch Kauf eines regulären Tickets förderfähig gewesen wären, ist möglich. Hierbei werden nur die Kosten für den nicht mit der thoska nutzbaren Teil der Strecke gefördert. Der Nachweis der eingesparten Gelder sowie der Kaufbeleg des Deutschlandtickets sind textlich beim Referat Finanzen binnen spätestens einem Semester nach Verlust des Studierendenstatus an der TU Ilmenau einzureichen. Als Nachweise sind Rechnungen/Kaufbelege und Vergleichsangebote einzureichen. Der/die Antragssteller/in muss ein Mitglied eines der Organe der Studierendenschaft oder der Fachschaft gewesen sein.

§ 5 Gremienkleidung

A. Allgemein

Gewählte Mitglieder des Studierendenrates, des Studierendenbeirates und der Fachschaftsräte dürfen ein Kleidungsstück mit dem Aufdruck ihres Gremiums mit einem maximalen Wert von 30 € fördern lassen. Liegt der Preis unterhalb dieses Budgets, verfällt der Differenzbetrag. Wird ein teureres Kleidungsstück gewählt, ist eine eigene Zuzahlung des jeweiligen Gremienmitglieds nötig. Sollten mehrere Kleidungsstücke bestellt werden, gilt die Förderung immer für das teuerste Kleidungsstück. Das jeweilige Gremium bestimmt den Aufdruck und die Kleidungsmarke. Für aktive Mitglieder der Organe der Studierendenschaft und der Fachschaft sind diese Regelungen dann analog anzuwenden, wenn das jeweilige Gremium einen Beschluss für die jeweils zu begünstigenden Mitglieder namentlich fasst. Jede Person kann pro Gremium und Legislatur diese Regelung nur einmalig anwenden. Die Förderung muss beim Referat Finanzen entsprechend der Regeln aus Teil 1 beantragt werden.

B. Eigenanteile

Dem Referat Finanzen ist zu jeder Bestellung von Gremienkleidung eine Auflistung der Bestellugen pro Person zur Verfügung zu stellen. Die Auflistung (in Form einer digitalen Tabelle) muss folgende Informationen pro Person enthalten: Kleidungsstücke, Vor- und Nachname, Preis pro Kleidungsstück und Druck inkl. Mehrwertsteuer und Höhe des Eigenanteils.

C. Sonderreglung Tutorenkleidung

Für die Kleidungsstücke der Tutor/innen der ErstiWoche wird in Abweichung von Satz 1 ein maximaler Wert von 20 EUR gefördert.

§ 6 Beschlüsse bis einschließlich 250 €

Die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen sind dazu ermächtigt Anträge von bis einschließlich 250 EUR von Organen der Studierendenschaft oder der Fachschaften zu genehmigen. Der Antrag muss gemäß Teil 1 beim Referat Finanzen gestellt werden. Die (stellvertretenden) Haushaltsverantwortlichen sollen diesen Beschluss zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf der Sutra-Sitzung zu verkünden.

§ 7 Beschlüsse über 250 €

Für interne Projekte deren Budget 250 EUR übersteigt, ist zusätzlich zur Abstimmung und dem Beschluss des jeweiligen Gremiums, eine Abstimmung und ein Beschluss des Stura notwendig. Die benötigten Mehrheiten ergeben sich aus §§11 Ab. 2 i.V.m. 5 Abs. 4 der Finanzordnung der Studierendenschaft.

§ 8 Laufende Kosten

Für Projekte, welche laufende Kosten erzeugen, sind vor Beginn, falls möglich, drei Vergleichsangebote einzuholen und gemäß §7 zu behandeln. Die Kosten sind im Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres zu berücksichtigen.

§ 9 Weitere Anträge

Der StuRa kann unter Vorbehalt Finanzanträge ohne vorhergehende Prüfung durch das Referat Finanzen beschließen. Erst mit der Prüfung und einem positiven Ergebnis durch das Referat Finanzen vertreten durch den (stellv.) Haushaltsverantwortlichen ist der Antrag angenommen. Bei einer Ablehnung ist der StuRa auf der nächsten regulären Sitzung zu informieren.

3. Teil: Nicht förderfähige Projekte und Projektbestandteile

§ 10 Nicht förderfähig

Folgende Objekte sind gemaäß der Vorgaben des ThürHG sowie des Landesrechnungshofs und der Innenrevision der TU Ilmenau nicht förderfähig:

  • Alkohol in großen Mengen

  • harten Alkohol (alles was nicht unter § 9 (1) JuSchG fällt; z. B. Spirituosen etc.) generell

  • Drogen, Tabak, usw.

  • Pfand

  • Essen in großen Mengen

  • Waffen

  • Gutscheine

  • Aufwandsentschädigungen

§ 11 begrenzt förderfähig

Folgende Punkte sind zu Vermeiden, durch Einnahmen oder Eigenanteile (teilweise) zu Refinanzieren oder durch vorhandene Ressourcen im StuRa oder bei den Fachschaftsräten zu substituieren:

  • Alkohol in kleinen Mengen

  • Essen in kleinen Mengen

  • Einweg Besteck, Becher, Teller, usw.

  • Umweltschädigungen durch Projekte, Anschaffungen und Folgeeffekte dieser

  • Gegenstände, welche in ähnlicher Form bereits beim StuRa oder den Fachschaftsräten existieren

  • Geschenke bis 5 EUR

4. Teil: Abrechnungen

  1. Die Abrechnung/en zu einem Projekt kann/können mit Genehmigung des Projekte bis spätestens sechs Monate nach Ende des Projektzeitraumes eingereicht werden.

  2. Nach der vollständigen Abrechnung ist das Projekt durch den Projektverantwortlichen zu schließen.

  3. Die Abrechnung ist durch die/den Projektverantwortlichen oder eine Vertretung einzureichen.

  4. Belege sind unter finanzen.stura.eu im entsprechenden Projekt durch den Projektverantwortlichen anzulegen, einzureichen (Statuswechsel), auszudrucken, zu unterschreiben und auf Papier mit den entsprechenden Originalbelegen beim Referat Finanzen im StuRa Büro einzureichen.

  5. Rechnungen, die direkt durch den Stura übernommen werden sollen, sind spätestens 4 Tage nach Erhalt im System zu hinterlegen und einzureichen.

  6. Belege können Rechnungen, gemäß gesetzlicher Vorgaben, und Kassenzettel sein. Eigenbelege sind in der Regel nur für Kalkulationen zulässig.

  7. Das Referat Finanzen prüft die Abrechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Sollte es bei der Prüfung zu Rückfragen an die/den Antragssteller/in kommen, sind diese dazu angehalten, während der Vorlesungszeit innerhalb von einer Woche eine adäquate Rückmeldung an das Referat Finanzen zu geben.

  8. Wird die Prüfung mit einem negativen Ergebnis abgeschlossen, gilt der Antrag als abgelehnt und muss ggf. nachgebessert werden. Eine Auszahlung kann in diesem Fall nicht erfolgen.

  9. Wird die Prüfung mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen, wird der Betrag nach Einreichung und Prüfung der schriftlichen Papierbelege auf das angegebene Koto überwiesen.

  10. Das Referat Finanzen wird ermächtigt, eine Bewilligung der Erhöhung des Projektbudgets um nicht mehr als 10 % der Gesamtsumme oder nicht mehr als 10,- EUR im Namen des Studierendenrates zu erteilen, wenn dadurch das Projekt im Kern unverändert bleibt.

  11. Ein- und Auszahlungen in bar sind zu vermeiden.

5. Teil: Inkrafttreten

  1. Die interne Förderrichtlinie tritt ab dem 10.11.2021 durch den Beschluss Nr. 31/15-O01 des Studierendenrates der TU Ilmenau vom 10.11.2021 in Kraft. Alle bisher gültigen StuRa-Beschlüsse die oben aufgeführten Themen betreffend, werden beim Inkrafttreten der internen Förderrichtlinie außer Kraft gesetzt.

    Übergangsbestimmung: Alle Projekte, die vor dem Inkrafttreten genehmigt wurden, unterliegen bis zu ihrem Abschluss den vorher geltenden Bestimmungen. Für daraus resultierende Abrechnungen ist jedoch bereits die interne Förderrichtlinie anzuwenden.

  2. Die erste Änderungsfassung dieser Richtlinie tritt mit Beschluss 32/35-O01 des StuRa vom 22.02.2023 in Kraft.